In Deutschland wird von Behörden, Unternehmen und Freiberuflern ein langes Gedächtnis verlangt. Je nach Branche und Berufsgruppe haben sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten von mehreren Jahren und Jahrzehnten für wichtige Dokumente zu beachten. Dabei dürfen die Belege ihre Beweiskraft über die gesamte Dauer nicht verlieren und sind bei Bedarf unverzüglich vorzulegen. Dies führt zu Aktenbergen und einer Papierflut, die sich kosten- und platzintensiv auswirkt – Tendenz weiter steigend. Dadurch erhöht sich der administrative und organisatorische Aufwand stetig. Die Dokumentenaufbewahrung rückt damit bei den Unternehmen und Behörden zukünftig verstärkt in den Fokus.

Gerade bei einer langfristigen Aufbewahrungspflicht spielt die elektronische Archivierung ihre Vorteile aus. Durch ihre Implementierung in den Arbeitsprozess sparen Nutzer der digitalen Aufbewahrung Kosten, Räumlichkeiten und Zeit ein. Zwar dürfen einige wenige Dokumente, wie die Notarrolle, nicht eingescannt werden, sondern müssen in Papierform belegbar bleiben. Jedoch werden die Papier-Archive deutlich kleiner. Zudem sind Akten und Schriftstücke im digitalen Archiv schneller auffindbar. Ein weiterer Vorteil: Durch die Speicherung sind die Dokumente, anders wie in Papierform, weder dem Staub noch der Feuchtigkeit eines typischen Archivs ausgesetzt. Die elektronische Variante behält ihre Leserlichkeit und ihre Beweiskraft – solange sie ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Für Dokumente gibt es zwei Arten von Aufbewahrungspflichten: Die dauerhaft unendliche und die zeitlich befristete. Eine dauerhafte Aufbewahrung gilt zum Beispiel für Baupläne wichtiger Bauwerke, Akten über Verfahren des Bundesverfassungsgerichts oder auch Grundstücksunterlagen. Daneben gelten für viele Dokumente Aufbewahrungspflichten, die nach einer bestimmten Zeit ablaufen. Hinlänglich bekannt sind Aufbewahrungspflichten für Unternehmen von sechs und zehn Jahren für Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind. Die Verwahrung erfordert jedoch in vielen Bereichen eine langfristige Archivierung. Und Papier neigt bekanntlich zu Geduld. Im längsten Fall bis zu 120 Jahren, denn das ist die derzeit längste Aufbewahrungspflicht in Deutschland. Erstaunlich ist aber auch, was im geschäftlichen Alltag alles vorgehalten werden muss.

Ob Unternehmen wissen, dass sie Buchungsbelege für Essensmarkenabrechnungen zehn Jahre lang archivieren müssen? Ein TOP-10-Ranking von Francotyp-Postalia gibt Aufschluss über die erstaunlichsten Aufbewahrungspflichten* in Deutschland:

1. 120 Jahre Aufbewahrungspflicht

Akten über amtliche Adoptionen sind von den Amtsgerichten über 120 Jahre aufzubewahren, um Auskunft über Familienverhältnisse zu geben.

2. 100 Jahre Aufbewahrungspflicht

Ein Notar muss sicherstellen, dass Urkundenrollen, Erbvertrags- sowie Namensverzeichnisse und Erbverträge ein Jahrhundert lang sicher verwahrt bleiben.

3. 70 Jahre Aufbewahrungspflicht

Die Amtsgerichte haben alle Akten 70 Jahre lang zu archivieren, die dem Güterrechtsregister zuzuordnen sind. Dazu zählen Akten zu Eheverträgen oder zum Zugewinnverfahren.

4. 50 Jahre Aufbewahrungspflicht

In Nordrhein-Westfalen müssen Schulen die Zweitschriften der Abgangs- und Abschlusszeugnisse 50 Jahre vorhalten.

5. 30 Jahre Aufbewahrungspflicht

Architekten/Ingenieure haben im Falle von nicht wieder herausgegebenen Bauakten (Bestandspläne, alte Bauakten und Dokumentationen, etc.) an den Bauherren ein Archiv über 30 Jahre zu führen. Solange kann der Bauherr Eigentumsansprüche anmelden.

6. 15 Jahre Aufbewahrungspflicht

Entsprechend des Transfusionsgesetztes sind Spenderdaten bei der Gewinnung von Blut und Blutproduktion 15 Jahre lang aufzubewahren.

7. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Essensmarkenabrechnungen und Telefonkostennachweise müssen von Unternehmen, sofern sie Buchungsbelege sind, über zehn Jahre aufbewahrt werden.

8. 6 Jahre Aufbewahrungspflicht

Unternehmen sind verpflichtet, die Überstundenlisten von Mitarbeitern sechs Jahre lang zu verwahren.

9. 5 Jahre Aufbewahrungspflicht

Unternehmen im Gefahrgutbereich müssen die Schulungsnachweise und Bescheinigungen für Personen, die mittel- und unmittelbar mit den Aufgaben des Gefahrgutes betraut sind, fünf Jahren lang archivieren.

10. 2 Jahre Aufbewahrungspflicht – und nicht nur für Unternehmen, Freiberufler, Behörden und sonstige Einrichtungen

Auch Privatpersonen sind verpflichtet, Rechnungen über zwei Jahre aufzubewahren.

*Quellen:

Landesarchiv Baden-Württemberg, Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen, Architektenkammer Baden-Württemberg, Deutsche Krankenhausgesellschaft, IHK Berlin, DEKRA – Abteilung Gefahrgut- und Arbeitssicherheitsberatung, JURIS

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