Immer, wenn es auf Veranstaltungen von EASY um die rechtssichere Prüfung und Aufbewahrung von Rechnungen nach GoBD geht, ist das Interesse groß. Insbesondere im Mittelstand. Das hat einen Grund: Die Risiken, die in der revisionssicheren Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen schlummern, sind nicht zu unterschätzen. Wer auf der sicheren Seite sein will, muss Dreierlei gewährleisten: Ordnung, Transparenz und Datensicherheit.
In der heutigen, heterogenen, teils analogen und teils digitalen Rechnungslandschaft ist das ohne eine leistungsfähige Workflow- und Archivlösung allerdings kaum noch möglich. Viele Unternehmen ahnen, dass sie sich dringend mit dem Thema befassen müssten – doch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD, sind allein vom Namen her bereits so abschreckend, dass so mancher die Auseinandersetzung damit auf die lange Bank schiebt.
„Wie findet es das Finanzamt?“
Kein Wunder also, dass die Themen GoBD und Compliance im Mittelstand und bei Großunternehmen auf Interesse stoßen. Die Frage, die alle gleichermaßen umtreibt, lautet: „Was sagt das Finanzamt im Falle einer Prüfung zu meiner gängigen Rechnungspraxis?“ Die Brisanz dieser Frage ist nicht von der Hand zu weisen: Man muss sich lediglich vergegenwärtigen, was passiert, wenn sich bei einer Prüfung Vorsteuerabzüge aus mehreren Jahre als unberechtigt herausstellen und eine Nachzahlung plus Verzinsung ins Haus flattert.
Heterogene Rechnungslandschaft
Das Problem: Längst erreichen die Firmen einige Rechnungen digital, andere noch auf Papier. Die Herausforderung besteht nun darin, den Eingang und alle Bearbeitungsschritte für den Prüfer zu dokumentieren und die maßgebliche, unveränderte Rechnung – eine Papierrechnung, einen nachweislich originalgetreuen Scan oder das originale digitale Rechnungsformat – sicher zu archivieren. Nach Jahren noch muss jeder Schritt für den Prüfer nachvollziehbar sein: Wann ging die Rechnung in welcher Form ein? Wer hat sie wie und wann geprüft oder bearbeitet? Wo ist das Original?
Ein weiteres Problem: Die Gefahr der Nebenarchivierung ist groß. Einen Teil der Daten behält das Unternehmen selbst digital im Haus. Ein anderer Teil liegt beim Steuerberater. Und dann gibt es vielleicht noch ein Papierarchiv. Wo Rechnungsprozesse derart fragmentiert sind, muss Ordnung ins Chaos, sonst ist bei der nächsten Prüfung Ärger vorprogrammiert.
Medienbrüche müssen nicht sein
Zumal die Lösung relativ einfach ist: Jede Rechnung, die das Unternehmen erreicht, seit es über einen zentralen Rechnungseingang per E-Mail oder sei es in Papierform mit der Post, lässt sich in einem digitalen Archiv ablegen. Dafür hat die Erlaubnis „ersetzend“ zu scannen die Basis geschaffen. Ein Rechnungseingang ohne Medienbrüche ist also ebenso möglich wie ein zentrales Archiv, das sich binnen Sekunden nach Informationen durchsuchen lässt.
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