E-Mail Archivierung im Widerspruch zum Postgeheimnis

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Der Umgang mit privaten E-Mails bei der Archivierung macht Unternehmen teils schwer zu schaffen. CI-Archive schafft Abhilfe.

Pressemeldung der Firma ci solution GmbH

Die Verwaltungsanweisung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoDB – des Bundesfinanzministeriums verpflichtet Unternehmen dazu, steuerlich relevante Dokumente in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufzubewahren. „Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten…“ so die Anweisung. Die Frage ob ein Dokument steuerlich relevant ist oder nicht, entscheidet im Zweifel das Finanzamt. In letzter Konsequenz verpflichtet das Unternehmen dazu, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vorzeigbar aufzubewahren bzw. zu archivieren.

Auch private, von Mitarbeitern versendete oder empfangene E-Mails, würden bei einer vollständigen Archivierung automatisch im E-Mail Archivsystem landen. Dieser Vorgang könnte das Postgeheimnis verletzen, welches als Grundrecht im Artikel 10 des Grundgesetztes verankert wurde. Das muss bei der Implementierung eines E-Mail Archivsystems zwingend berücksichtigt werden.

In etwa der Hälfte der deutschen Unternehmen sind private E-Mails erlaubt. Doch selbst ein Verbot löst das Problem nicht vollständig. Auch wenn der Versand privater E-Mails untersagt wird, kann der Empfang letztlich nicht verhindert werden. Zeitgemäße Archivsysteme müssen Unternehmen bei dieser kniffligen Aufgabe unterstützen.

CI-Archive, eine mehrfach ausgezeichnete E-Mail Archiv Lösung der ci solution GmbH, wird diesen Anforderungen gerecht und unterstützt Unternehmen dabei die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Dahinter steckt ein ausgeklügeltes Konzept. Über einen privaten Ordner im Postfach der Anwender – der bei Bedarf automatisiert erzeugt werden kann – können E-Mails gezielt von der Archivierung ausgeschlossen werden. So hat jeder Anwender eine Karenzzeit E-Mails, durch Verschiebung in den definierten Ordner, als privat zu Kennzeichnen. Diese E-Mails werden von CI-Archive mit einem eindeutigen Attribut gekennzeichnet und somit von der Archivierung ausgeschlossen.

Die Archivierung über Journal-Postfächer ist in diesem Szenario nicht möglich – aber auch nicht nötig. Denn CI-Archive archiviert auch gelöschte Elemente und stellt somit sicher, dass nichts verloren gehen kann.

Über das CI-Archive Web-Interface wird den Anwendern ein client- und ortsunabhängigen Zugriff auf die Archive ermöglicht. Alles was der Anwender benötigt ist ein Browser. CI-Archive ist damit bestens gerüstet für Multi-Client-Umgebungen.

Als lösungsorientierter Anbieter berät und begleitet die ci solution GmbH seine Kunden bei der Umsetzung einer zeitgemäßen und rechtssicheren E-Mail Archivierung.

Weitere Informationen, kostenlose Testversion unter http://www.ci-solution.com/…



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ci solution (www.ci-solution.com) entwickelt und vertreibt Softwarelösungen im Bereich der geschäftlichen E-Mail Kommunikation. Das Unternehmen ist ein weltweit gefragter Partner mit einem auf E-Mail Signaturen, E-Mail Archivierung und Out-of-Office spezialisierten Software-Portfolio. Seit 2006 hat ci solution für seine innovativen Softwarelösungen mehrere Auszeichnungen und Prämierungen durch Fachgremien erhalten.


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