Sensible Firmen- und Geschäftsdokumente für Mitarbeiter, Partner oder Kunden werden nach wie vor kostenaufwendig per Post verschickt. Mit CyProMEC von IT-Spezialist CyProtect sparen sich Unternehmen die Druck- und Kuvertierarbeit. Da entsprechende Daten in der Regel bereits digital in einem ERP-System (SAP, LOGA etc.) lagern, werden sie nun mittels SEPPmail verschlüsselt als E-Mail an Angestellte, Partner & Co. verschickt – 100 % vertraulich und PCI DSS-konform. Diese Versandmethode lässt sich im Arbeitsalltag einfach automatisieren, spart Papierkosten und schont somit auch die Umwelt.
In ERP-Systemen sind diverse Daten gespeichert, die Firmen mehr oder weniger häufig mit ihren Angestellten, Geschäftspartnern oder Kunden teilen. Dafür müssen Dokumente wie die Gehalts- oder Jahreslohnsteuermitteilungen oder auch persönliche Mitteilungen über Beförderungen oder Abmahnungen allesamt ausgedruckt, kuvertiert, frankiert, gestempelt und versendet werden: ein großer Aufwand für Unternehmen – auch in puncto Kosten. Die IT-Spezialisten von CyProtect verbannen diese Papierberge aus den Büros. Da die persönlichen bzw. sensiblen Informationen ohnehin in elektronischer Form im ERP-System abgelegt sind, werden sie von der neuen Lösung CyProMEC als PDF aufbereitet und verschlüsselt per E-Mail an die Angestellten, Partner oder Kunden übermittelt – bei Bedarf sogar mit digitaler Signatur.
Vertraulicher Versand per E-Mail
Die digitale Post mit den persönlichen Firmendokumenten durchquert dabei den Mailserver und passiert danach die Verschlüsselungs-Appliance von SEPPmail, dem E-Mail-Security-Partner von CyProtect. Die Appliance codiert die elektronische Nachricht und macht sie für Dritte unlesbar. Um die E-Mail zu empfangen, benötigen die Adressaten nur einen Internetbrowser. Im Posteingang macht die verschlüsselte Nachricht zunächst den Anschein einer herkömmlichen Standard-E-Mail. Die sensiblen Dokumente verbergen sich dabei vollständig ausgeliefert hinter einem HTML-Anhang.
Nach einem Doppelklick auf das Attachment öffnet sich eine Weboberfläche (Webmailer), auf der der Empfänger nach kurzer Passwort-Authentifizierung die komplette Mail entschlüsselt lesen kann. Anschließend ist es den Mitarbeitern, Partnern oder Kunden möglich, verschlüsselt zu antworten oder die digitale Post bei Bedarf als Klartext in ihr Standard-E-Mail-Programm zu übertragen. Diese patentierte Versandtechnologie von SEPPmail trägt den Namen GINA und unterstützt eine Verschlüsselung in einem PCI DSS-konformen Format, wodurch die Lösung auch den sehr strengen Vorgaben einer PCI-Compliance standhält.
Produktivere Arbeitsabläufe in der Personalabteilung
Die digitale Übermittlung von sensiblen Firmendokumenten spart nicht nur Papier und ist dadurch umweltschonend und kostensparend; sie geht auch leicht von der Hand: Der Sachbearbeiter des Unternehmens löst den Versand der Dokumente über die intuitive Bedienoberfläche der CyProMEC-Applikation aus. Dieser Vorgang kann auch vollständig automatisiert stattfinden. So würden beispielsweise alle Gehaltsabrechnungen immer zum Monatsende verschickt. Für eine Automatisierung des Versands muss CyProMEC lediglich in die firmeneigene Batch-Umgebung integriert werden.
„Mit SEPPmail steht uns ein Technologiepartner zur Seite, der eine gleichermaßen sichere und benutzerfreundliche E-Mail-Verschlüsselungslösung für CyProMEC bietet“, erklärt Basilius Niedermeyer, Vorstand der CyProtect AG. „Eine Besonderheit von SEPPmail ist der 100 % vertrauliche und sogar PCI DSS-konforme Versand. Alle unsere Kunden kommen schnell mit dem einfach zu bedienenden Webmailer zurecht und können dort ihre Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen & Co. per Mausklick entschlüsseln.“
Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:
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Dateianlagen:
Attachment mit Link zum Webmailer / Entschlüsselte Mail im Klartext