So schützen Personaler sensible Daten

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Pressemeldung der Firma BITKOM - Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.

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– Datenschutz-Tipps für HR-Verantwortliche

– BITKOM Akademie: Kostenlose Online-Seminare für Personaler zum Thema Datenschutz

Daten sind zu einem wichtigen Rohstoff für Unternehmen geworden. Laut einer BITKOM-Studie nutzen mittlerweile neun von zehn Unternehmen in Deutschland IT-gestützte Datenanalysen für ihre Entscheidungsprozesse. Diese Entwicklung stellt neue Herausforderungen an den Datenschutz in Unternehmen – etwa im Personalbereich. „Selbst bei sensiblen Mitarbeiterdaten missachten noch zu viele Unternehmen grundlegende gesetzliche Auflagen“, sagt Andreas Schulz, Datenschutzbeauftragter des BITKOM e.V. und Berater bei BITKOM Consult. „Schon mit wenigen Maßnahmen lassen sich rechtliche Grauzonen beim Datenschutz vermeiden.“

Zu den häufigsten datenschutzrechtlichen Fragen im Unternehmensalltag gibt BITKOM Tipps für Mitarbeiter in Personalabteilungen.

Prozesse dokumentieren

Grundsätzlich gilt, dass sich jeder Mitarbeiter an die verantwortliche Stelle im Unternehmen wenden kann, um Auskunft zu seinen gespeicherten Daten zu erhalten. Dazu zählen die Herkunft der Daten, Zugriffsrechte und Zweck der Speicherung. Da in Personalabteilungen immer besonders viele persönliche Daten gespeichert werden, müssen Informationen zu den Mitarbeitern stets gepflegt und vor allem Prozesse dokumentiert werden.

Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos

Um das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Unternehmens zu stärken und Auftraggebern ein Bild des Teams zu vermitteln, veröffentlichen viele Unternehmen Fotos ihrer Mitarbeiter im Netz.

Dabei gilt: Vor der Veröffentlichung benötigt der Arbeitgeber die freiwillige und schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters.

Aufgeräumter Arbeitsplatz

Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, sollte nach Dienstschluss keine sensiblen Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen lassen. Schon die Einsicht in eine Krankschreibung könnte unbefugten Dritten ermöglichen, sich ein Bild vom Gesundheitszustand des betroffenen Mitarbeiters zu verschaffen. Daher müssen wichtige Dokumente stets verschlossen aufbewahrt werden, wenn der Personaler das Büro verlässt.

Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen

Grundsätzlich besteht eine Verpflichtung, Bewerbungsunterlagen zu vernichten, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt. Zur Entkräftung möglicher Diskriminierungsvorwürfe dürfen die Unterlagen allerdings noch eine Zeitlang aufbewahrt werden. Empfohlen ist eine Aufbewahrung für drei bis sechs Monaten. Nach diesem Zeitraum sind die Unterlagen unbedingt zu löschen. Andernfalls sollten Personaler die Einwilligung der Kandidaten einholen.

Die BITKOM Akademie bietet regelmäßig kostenlose Weiterbildungen für Personaler zum Datenschutz an: https://www.bitkom-akademie.de/…

Rund um Datenschutz in der Praxis geht es auch am 24. September 2015 bei der internationalen Privacy Conference in Berlin. Infos und Anmeldung: http://de.amiando.com/…



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Die Bitkom Servicegesellschaft mbH ist ein Unternehmen des Branchenverbandes der digitalen Wirtschaft BITKOM e.V. Ihr Angebot richtet sich sowohl an Mitgliedsunternehmen als auch an alle anderen Unternehmen der IT-Branche sowie der Anwenderbranchen. Die Bitkom Servicegesellschaft bietet verschiedene Serviceleistungen: Sie betreibt die Weiterbildungseinrichtung BITKOM Akademie, führt Kongresse sowie Gemeinschaftsstände auf der CeBIT durch, bietet Sonderkonditionen für Unternehmen und deren Mitarbeiter und betreibt mit dem WEEE-FULL-SERVICE eine insolvenzsichere Ausfallbürgschaft für die Hersteller und Importeure von Elektro- und Elektronikgeräten. Zudem beraten die Experten der Bitkom Servicegesellschaft in Fragen des Datenschutzes und des Vergaberechts.


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