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Wie wichtig eine katastrophensichere Aufbewahrung der eigenen Firmendokumente ist, zeigte im Frühsommer die Hochwasserkatastrophe in Süd- und Ostdeutschland: Viele Mittelständler, die ihre Geschäftsräume im Erdgeschoss oder Keller hatten, verloren ihre gesamte Buchhaltung.
Vorbeugen ist die beste Versicherung
Ein absolut sicherer Tresor sollte in jedem mittelständischen Büro vorhanden sein. Der einfache Tresor, der gerade im Supermarkt im Angebot war, ist dabei nicht unbedingt die beste Wahl. Fachhändler wie http://www.abc-tresore.de/ bieten Dokumententresore bis zum Widerstandsgrad III, d.h. sie bieten höchsten Schutz vor Einbrechern und auch extrem guten Schutz gegen Feuer, wenn es einmal zum Brand kommen sollte.
Allerdings kann auch der allerbeste Tresor nichts gegen Wasser unternehmen, wenn es zu einer Überschwemmung wie im Frühsommer kommt. In flussnahen Gebieten sollte der Tresor daher möglichst nicht im Keller oder Erdgeschoss stehen – sollte dies unumgänglich sein, dann muss er zumindest möglichst hoch auf einem Podest oder einem Schrank stehen. Zusätzlich können die wichtigsten Dokumente auch in einen wasserfesten Behälter gelegt werden. Niemand sollte sich darauf verlassen, dass er bei einer Überschwemmung genug Zeit hat, den Tresor zu räumen und alles rechtzeitig in Sicherheit zu bringen. Im Ernstfall stehen meistens andere Sorgen im Vordergrund, zum Beispiel der Nachwuchs, der noch irgendwo mit dem Fahrrad unterwegs ist, oder die Oma, die alleine im Nachbarort wohnt.
Was gehört in den Tresor?
Natürlich kann nicht das gesamte Inventar im Tresor aufbewahrt werden. Fast von selbst versteht sich, dass alle Wertsachen in den Tresor gehören, zum Beispiel größere Bargeldbestände, Goldbarren oder Münzen. Aber auch Wertpapiere und alle Dokumente, die das Eigentum betreffen, sollten im Tresor aufbewahrt werden, sowie notarielle Verträge, Gutachten und die wichtigste Behördenkorrespondenz. Sinnvoll ist auch, regelmäßig Back-ups der Computersysteme zu machen und diese auf einem Speichermedium in den Tresor zu legen. Disketten oder CD-ROMs werden heute kaum noch verwendet – empfehlenswert sind dagegen USB-Sticks, die wenig Platz wegnehmen und viele Gigabyte Speicherplatz bieten.
Auch wenn die Versuchung groß ist: Private Wertgegenstände gehören nicht in den Firmen-Tresor. Wer Grund hat, um sein privates Eigentum zu fürchten, sollte im Wohnhaus einen eigenen Tresor nutzen, in dem beispielsweise die eigenen Sparbücher, Wertpapiere und ähnliche Dokumente aufbewahrt werden. Auch der wertvollste Schmuck, seltene Münzen und ähnliche Dinge gehören in diesen Tresor sowie das eigene Testament und das Familienstammbuch.